Spis treści
Definicja
Transkrypcję regulują art. 104 do 107 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgodnie z art. 104 ust. 2 polega ona na „wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk”. W wyniku transkrypcji powstaje polski akt stanu cywilnego z adnotacją o transkrypcji, a wnioskodawca otrzymuje jego odpis zupełny.
Transkrypcji podlegają akty urodzenia, małżeństwa i zgonu. W sprawach po surogacji chodzi o akt urodzenia dziecka.
Kiedy jest obowiązkowa
Co do zasady transkrypcja jest dobrowolna. Staje się obowiązkowa, gdy obywatel polski posiadający polskie akty stanu cywilnego ubiega się o polski dokument tożsamości, numer PESEL albo inną czynność z zakresu rejestracji stanu cywilnego (art. 104 ust. 5). Dlatego rodzice dziecka urodzonego za granicą składają wniosek o transkrypcję przed wnioskiem o paszport.
Kiedy urząd odmawia
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia transkrypcji, gdy dokument nie jest uznawany w państwie wystawienia za dokument stanu cywilnego albo budzi wątpliwości co do autentyczności, gdy powstał w wyniku transkrypcji w państwie trzecim albo gdy transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej (art. 107). Odmowa ma formę decyzji, od której przysługuje odwołanie do wojewody i skarga do sądu administracyjnego.
W uchwale z 2 grudnia 2019 r. (II OPS 1/19) Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że niedopuszczalna jest transkrypcja aktu urodzenia, w którym jako rodzice wpisane są osoby tej samej płci. W sprawach dzieci urodzonych przez surogatki dla par kobiety i mężczyzny orzecznictwo nie jest jednolite.
Transkrypcja krok po kroku
Wniosek składa się w dowolnym urzędzie stanu cywilnego, u konsula albo elektronicznie. Dołącza się oryginał zagranicznego aktu, tłumaczenie przysięgłe i, jeśli jest wymagane, apostille. Opłata skarbowa za odpis zupełny aktu wydany po transkrypcji wynosi 50 zł. Pełny opis z listą dokumentów i odwołaniem jest w poradniku transkrypcja aktu urodzenia.
Transkrypcja a inne pojęcia
Transkrypcji nie należy mylić z:
- odtworzeniem aktu (art. 109), stosowanym, gdy uzyskanie odpisu zagranicznego dokumentu nie jest możliwe albo wiąże się z poważnymi trudnościami,
- uznaniem zagranicznego orzeczenia, na przykład orzeczenia o rodzicielstwie, które odbywa się na podstawie przepisów o postępowaniu cywilnym,
- transkrypcją w znaczeniu językowym, czyli zapisem wyrazów w innym alfabecie.
To informacja, nie porada prawna. W indywidualnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem, listę kancelarii znajdziecie na stronie prawnicy.
Źródła
- Prawo o aktach stanu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 393 (ISAP), dostęp 2026-10-08
- Ustawa o opłacie skarbowej, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 1154 (ISAP), dostęp 2026-10-08
- Uchwała NSA z 2 grudnia 2019 r., II OPS 1/19 (CBOSA), dostęp 2026-10-08
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje transkrypcja?
Opłata skarbowa za odpis zupełny aktu po transkrypcji wynosi 50 zł. Dochodzą do tego koszty tłumaczenia i ewentualnego apostille.
Czy transkrypcję można załatwić przez konsulat?
Tak. Konsul przyjmuje wniosek i przesyła go do urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę.