Spis treści
Czym jest transkrypcja
Transkrypcję regulują art. 104 do 107 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 393). Zgodnie z art. 104 ust. 1 zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do polskiego rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji.
Transkrypcja polega na „wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk” (art. 104 ust. 2). Kierownik urzędu nie tworzy więc nowego aktu na podstawie własnych ustaleń, tylko przenosi treść dokumentu zagranicznego, dołączając adnotację o transkrypcji (art. 105 ust. 1). Na wniosek, złożony razem z wnioskiem o transkrypcję, może dostosować pisownię danych do reguł pisowni polskiej (art. 104 ust. 7).
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ i nie budzi wątpliwości co do autentyczności (art. 104 ust. 3).
Kiedy transkrypcja jest obowiązkowa
Co do zasady transkrypcja jest dobrowolna. Staje się obowiązkowa, gdy obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument, posiada polski akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego albo ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL (art. 104 ust. 5). W praktyce oznacza to, że rodzice, którzy chcą wyrobić dziecku urodzonemu za granicą polski paszport albo PESEL, składają wniosek o transkrypcję jego aktu urodzenia.
Kto może złożyć wniosek i gdzie
Wniosek może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie, albo inna osoba, która wykaże interes prawny (art. 104 ust. 4). W przypadku dziecka wniosek składa zwykle rodzic. Można go złożyć:
- w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, wybranym przez wnioskodawcę, osobiście albo przez pełnomocnika,
- u polskiego konsula za granicą, który przesyła wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę (art. 104 ust. 4a),
- elektronicznie, przez usługę na portalu gov.pl, z podpisem zaufanym albo kwalifikowanym.
Złożenie wniosku u konsula jest wygodne, gdy rodzina zostaje dłużej za granicą, ale trwa zwykle dłużej niż złożenie go w urzędzie w Polsce.
Dokumenty
Do wniosku o transkrypcję aktu urodzenia dziecka dołącza się zwykle:
- oryginał zagranicznego aktu urodzenia (odpis wydany przez właściwy organ kraju urodzenia), najlepiej w wersji pełnej, zawierającej dane rodziców,
- urzędowe tłumaczenie na język polski, wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości albo przez konsula (art. 31 ustawy),
- apostille albo legalizację, jeśli wymaga tego rodzaj dokumentu i kraj wystawienia (więcej w haśle apostille),
- dokument tożsamości wnioskodawcy do wglądu,
- pełnomocnictwo, jeśli wniosek składa pełnomocnik, z opłatą skarbową 17 zł,
- jeśli to potrzebne, dokumenty dotyczące rodziców (na przykład akt małżeństwa albo akt urodzenia rodzica, który nie ma polskich aktów).
Niektóre kraje wydają akty wielojęzyczne na podstawie konwencji międzynarodowych, które nie wymagają tłumaczenia. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić na stronie właściwego konsulatu, jakie wymagania obowiązują dla dokumentów z danego kraju.
Opłaty
Za sporządzenie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego wydanego po dokonaniu transkrypcji pobiera się opłatę skarbową w wysokości 50 zł (ustawa o opłacie skarbowej, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 1154, załącznik). Do tego dochodzą:
- opłata skarbowa za pełnomocnictwo, 17 zł, jeśli działa pełnomocnik,
- koszt tłumaczenia przysięgłego, zależny od długości dokumentu i języka,
- koszt apostille albo legalizacji w kraju urodzenia,
- opłata konsularna, jeśli wniosek składa się przez konsula.
Krok po kroku
- Uzyskajcie akt urodzenia w kraju urodzenia. Upewnijcie się, że dokument jest wydany przez właściwy organ, a nie przez szpital czy klinikę.
- Opatrzcie go apostille albo legalizacją, jeśli jest wymagana.
- Zlećcie tłumaczenie przysięgłe na język polski.
- Złóżcie wniosek w wybranym urzędzie stanu cywilnego, u konsula albo elektronicznie.
- Odbierzcie odpis zupełny aktu wydany po transkrypcji (art. 105 ust. 2).
- Złóżcie wniosek o paszport, a numer PESEL dziecka zostanie nadany w związku z rejestracją. Szczegóły w poradniku o paszporcie i numerze PESEL dziecka.
Ile trwa transkrypcja
Ustawa nie określa osobnego terminu dla transkrypcji, więc stosuje się ogólne terminy załatwiania spraw. W praktyce wniosek złożony osobiście w urzędzie stanu cywilnego, z kompletem dokumentów, bywa załatwiany w ciągu kilku dni. Wniosek złożony przez konsula trwa dłużej, bo dokumenty są przesyłane do Polski, zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy. Najdłużej trwają sprawy, w których urząd ma wątpliwości co do treści aktu albo odmawia transkrypcji, bo wtedy dochodzi postępowanie odwoławcze i sądowe.
Najczęstsze błędy we wniosku
Wiele opóźnień wynika z drobnych braków, które łatwo wyeliminować:
- skrócony odpis zamiast pełnego. Niektóre kraje wydają kilka rodzajów aktów, a skrócony może nie zawierać danych rodziców,
- zaświadczenie szpitala zamiast aktu urodzenia. Dokument musi pochodzić od organu stanu cywilnego kraju urodzenia,
- tłumaczenie bez uprawnień. Zwykłe tłumaczenie nie wystarczy, potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe albo konsularne,
- brak apostille. Bez niego urząd może uznać, że dokument nie spełnia wymogów,
- rozbieżności w pisowni imion i nazwisk. Warto je wyjaśnić przed złożeniem wniosku i od razu złożyć wniosek o dostosowanie pisowni, jeśli jest potrzebny.
Transkrypcja po surogacji
W przypadku dziecka urodzonego przez surogatkę za granicą transkrypcja bywa trudniejsza niż zwykle. Polskie prawo uznaje za matkę kobietę, która urodziła dziecko (art. 61⁹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego), a zagraniczny akt urodzenia wpisuje często jako matkę matkę intencyjną. Kierownik urzędu stanu cywilnego może wtedy uznać, że transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego.
Praktyka urzędów i sądów nie jest jednolita. W wyroku z 29 sierpnia 2018 r. (II OSK 2129/16) Naczelny Sąd Administracyjny uchylił decyzje odmawiające transkrypcji aktu urodzenia dziecka urodzonego przez surogatkę, wskazując na obowiązek ochrony praw dziecka. Wynik konkretnej sprawy zależy od treści aktu, kraju urodzenia, więzi genetycznej i sytuacji rodziców.
Odmowa transkrypcji
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli (art. 107):
- dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego, nie ma mocy dokumentu urzędowego, nie został wydany przez właściwy organ, budzi wątpliwości co do autentyczności albo potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
- zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
- transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
Odmowa następuje w formie decyzji administracyjnej (art. 2 ust. 6 ustawy). Od decyzji przysługuje odwołanie do wojewody, wnoszone za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego w terminie 14 dni od doręczenia, zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego. Na decyzję wojewody można wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego w terminie 30 dni, a od wyroku skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Uchwała NSA z 2 grudnia 2019 r., II OPS 1/19
Uchwała siedmiu sędziów NSA rozstrzygnęła, że art. 104 ust. 5 i art. 107 pkt 3 Prawa o aktach stanu cywilnego w związku z art. 7 Prawa prywatnego międzynarodowego nie dopuszczają transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia dziecka, w którym jako rodzice wpisane są osoby tej samej płci.
Dla rodziców po surogacji ważne są fragmenty uzasadnienia. NSA wskazał, że dziecko obywatela polskiego nabywa obywatelstwo z mocy prawa i nie można tego uzależniać od transkrypcji, a zagraniczny akt urodzenia, nawet bez transkrypcji, jest dowodem zdarzeń w nim stwierdzonych. Ewentualne negatywne skutki braku transkrypcji, na przykład odmowa wydania dokumentu tożsamości, mają być oceniane w odrębnych postępowaniach z uwzględnieniem Konwencji o ochronie praw człowieka, Konwencji o prawach dziecka i prawa Unii Europejskiej. NSA przywołał też opinię doradczą Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 10 kwietnia 2019 r., według której prawo krajowe musi umożliwiać uznanie więzi dziecka z matką intencyjną, ale może to zrobić przez przysposobienie, zamiast wpisu zagranicznego aktu.
Co zrobić, gdy transkrypcja się nie udaje
- Odwołanie i skarga. Warto je rozważyć z prawnikiem, zwłaszcza gdy odmowa opiera się na porządku publicznym, a sprawa dotyczy dobra dziecka.
- Ustalenie ojcostwa i przysposobienie. W wielu sprawach rodzice wybierają drogę zgodną z polskim prawem rodzinnym: uznanie ojcostwa przez ojca biologicznego i przysposobienie dziecka przez jego żonę.
- Paszport tymczasowy. Konsul może w szczególnie uzasadnionych przypadkach wydać paszport tymczasowy osobie bez numeru PESEL, co pozwala wrócić do Polski.
To informacja, nie porada prawna. Transkrypcja po surogacji to sprawa, w której szczegóły mają znaczenie, dlatego warto ją przygotować z prawnikiem jeszcze przed porodem, listę kancelarii znajdziecie na stronie prawnicy.
Źródła
- Prawo o aktach stanu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 393 (ISAP), dostęp 2026-10-08
- Ustawa o opłacie skarbowej, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 1154 (ISAP), dostęp 2026-10-08
- Prawo prywatne międzynarodowe, tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 503 (ISAP), dostęp 2026-10-08
- Kodeks rodzinny i opiekuńczy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 236 (ISAP), dostęp 2026-10-08
- Uchwała NSA z 2 grudnia 2019 r., II OPS 1/19 (CBOSA), dostęp 2026-10-08
- Odpis uchwały NSA II OPS 1/19 opublikowany przez Rzecznika Praw Obywatelskich, dostęp 2026-10-08
- Konsulat RP w Meksyku, transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia (gov.pl), dostęp 2026-10-08
- Lista tłumaczy przysięgłych, Ministerstwo Sprawiedliwości, dostęp 2026-10-08
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje transkrypcja aktu urodzenia?
Opłata skarbowa za odpis zupełny aktu wydany po transkrypcji wynosi 50 zł. Do tego dochodzą tłumaczenie przysięgłe, ewentualne apostille i opłata 17 zł za pełnomocnictwo.
Gdzie złożyć wniosek o transkrypcję?
W dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, u polskiego konsula za granicą albo elektronicznie przez gov.pl.
Czy transkrypcja jest obowiązkowa?
Staje się obowiązkowa, gdy obywatel polski z polskimi aktami stanu cywilnego ubiega się o polski dokument tożsamości, numer PESEL albo inną czynność z zakresu rejestracji stanu cywilnego (art. 104 ust. 5).
Czy urząd może odmówić transkrypcji aktu urodzenia dziecka urodzonego przez surogatkę?
Może, jeśli uzna, że transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego (art. 107 pkt 3). Od decyzji przysługuje odwołanie do wojewody i skarga do sądu administracyjnego, a orzecznictwo nie jest jednolite.
Czy dziecko bez transkrypcji jest obywatelem polskim?
Według uchwały NSA II OPS 1/19 nabycie obywatelstwa z mocy prawa nie zależy od transkrypcji, a zagraniczny akt jest dowodem urodzenia. W praktyce brak transkrypcji utrudnia jednak uzyskanie numeru PESEL i paszportu.
Czy trzeba tłumaczyć akt urodzenia?
Tak, jeśli jest w języku obcym, przez tłumacza przysięgłego albo konsula. Wyjątkiem są wielojęzyczne odpisy wydawane na podstawie konwencji i przepisów unijnych, gdy właściwy urząd je akceptuje.