Spis treści
Sprawdźcie, które kraje są dostępne dla Waszej sytuacji
Cztery pytania z listy, bez konta. Kosztorys w zł i kliniki ze sprawdzonymi dokumentami od razu.
Transkrypcja aktu urodzenia to przeniesienie zagranicznego aktu do polskiego rejestru stanu cywilnego. Składa się wniosek do wybranego urzędu stanu cywilnego albo przez konsula, z oryginałem aktu, tłumaczeniem przysięgłym i opłatą 50 zł. Bez niej dziecko polskiego obywatela nie dostanie numeru PESEL ani polskiego paszportu.
Procedura jest taka sama dla każdego dziecka urodzonego za granicą. Przy surogacji pojawia się jednak dodatkowe pytanie: czy urząd uzna treść zagranicznego aktu. Poniżej idziemy przez kolejne kroki, a na końcu omawiamy sytuację odmowy.
Czym jest transkrypcja
Zgodnie z art. 104 Prawa o aktach stanu cywilnego transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu do polskiego rejestru, językowo i formalnie, bez ingerencji w pisownię imion i nazwisk. Na wniosek można jednak dostosować pisownię do polskich reguł, na przykład dodać polskie znaki.
Transkrypcja jest obowiązkowa, gdy obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument, ubiega się o polski dokument tożsamości albo numer PESEL. W słowniku znajdziecie krótkie hasło transkrypcja.
Krok 1. Zdobądźcie właściwy akt urodzenia
Potrzebny jest dokument, który w kraju wystawienia jest uznawany za akt stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego. Zaświadczenie ze szpitala nie wystarczy. Akt musi zawierać imiona i nazwiska rodziców.
Przy surogacji ważne jest, kto figuruje w akcie. W krajach takich jak Gruzja, Ukraina czy Kazachstan rodzice intencyjni są wpisywani od razu. W USA i Kanadzie podstawą wpisu jest orzeczenie sądu o rodzicielstwie, które warto mieć w odpisie razem z aktem.
Krok 2. Apostille albo legalizacja
Dokumenty z państw, które są stronami konwencji haskiej, opatruje się klauzulą apostille w kraju wystawienia. Z pozostałych państw potrzebna jest legalizacja konsularna. Niektóre urzędy przyjmują akty bez apostille, ale na stronach konsulatów, na przykład w Meksyku, wymóg jest wprost zapisany. Bezpieczniej mieć klauzulę od razu, zanim wyjedziecie z kraju programu.
Krok 3. Tłumaczenie przysięgłe
Do wniosku dołącza się urzędowe tłumaczenie na język polski, wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości albo przez konsula. Tłumaczenie powinno obejmować także apostille.
Krok 4. Wniosek i wybór urzędu
Wniosek może złożyć osoba, której dotyczy akt, albo inna osoba, która wykaże interes prawny, w praktyce rodzic. Są trzy drogi:
| Droga | Gdzie | Uwagi |
|---|---|---|
| Osobiście w Polsce | dowolnie wybrany urząd stanu cywilnego | zwykle najszybsza |
| Przez pełnomocnika | dowolnie wybrany urząd stanu cywilnego | pełnomocnictwo z opłatą skarbową |
| Przez konsula | konsulat właściwy dla miejsca pobytu | konsul przesyła wniosek do wybranego urzędu, pobiera opłatę konsularną |
Można też od razu złożyć wnioski o dostosowanie pisowni i o wpisanie nazwiska dziecka, jeśli zagraniczny akt nie rozstrzyga tej kwestii zgodnie z polskim prawem.
Krok 5. Dokumenty rodziców
Jeśli rodzice nie mają polskich aktów urodzenia albo ich małżeństwo nie jest zarejestrowane w Polsce, konsulaty zalecają dołączenie ich aktów. Bez tego transkrypcja może się odbyć, ale akt dziecka będzie niepełny i może nie wystarczyć do nadania PESEL i wydania paszportu.
Krok 6. Opłata
Opłata skarbowa za transkrypcję wynosi 50 zł i obejmuje odpis zupełny aktu wydawany po jej dokonaniu. Przy wniosku przez konsula płaci się opłatę konsularną w wysokości podanej przez placówkę.
Krok 7. Odbiór odpisu, PESEL i paszport
Po transkrypcji urząd wydaje odpis zupełny aktu urodzenia. Polski akt urodzenia jest podstawą nadania numeru PESEL. Dalsze kroki, czyli PESEL i paszport, opisujemy w poradniku paszport i PESEL dziecka.
Gdy urząd odmawia transkrypcji
Art. 107 Prawa o aktach stanu cywilnego przewiduje odmowę w trzech sytuacjach. Najważniejsza przy surogacji jest trzecia: transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
Urzędy powołują się tu na art. 61(9) Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, według którego matką jest kobieta, która urodziła dziecko. Jeżeli w akcie jako matkę wpisano matkę intencyjną, a z dokumentów wynika surogacja, kierownik urzędu może odmówić. Uchwała NSA z 2 grudnia 2019 roku (II OPS 1/19) przesądziła, że niedopuszczalna jest transkrypcja aktu z dwojgiem rodziców tej samej płci.
Co dalej:
- Odmowa ma formę decyzji administracyjnej. Przysługuje od niej odwołanie do wojewody, zwykle w terminie 14 dni.
- Po decyzji wojewody można wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
- Równolegle można ustalić stan prawny innymi drogami: uznanie ojcostwa przed konsulem albo kierownikiem urzędu, a potem przysposobienie przez małżonkę ojca. Opisujemy to w poradniku ustalenie rodzicielstwa.
NSA zaznaczył w uzasadnieniu uchwały, że odmowa transkrypcji nie może prowadzić do tego, że polski obywatel nie dostanie numeru PESEL ani dokumentu tożsamości.
Lista dokumentów do spakowania przed wyjazdem z kraju programu
| Dokument | Po co | Uwagi |
|---|---|---|
| Akt urodzenia dziecka, oryginał i odpisy | podstawa transkrypcji | najlepiej kilka odpisów |
| Apostille albo legalizacja aktu | potwierdzenie autentyczności | w kraju wystawienia |
| Orzeczenie sądu o rodzicielstwie (jeśli wydane) | podstawa wpisu rodziców | także z apostille |
| Akty urodzenia rodziców | uzupełnienie danych | gdy brak ich w polskim rejestrze |
| Akt małżeństwa rodziców | nazwisko dziecka, domniemanie ojcostwa | gdy brak w polskim rejestrze |
| Dokumentacja programu | ewentualne postępowanie sądowe w Polsce | przechowujcie kopie |
Komplet dokumentów zebrany na miejscu oszczędza tygodnie korespondencji z urzędami za granicą.
Najczęstsze błędy
- Brak apostille na akcie albo na orzeczeniu sądu.
- Tłumaczenie wykonane przez tłumacza spoza listy Ministra Sprawiedliwości.
- Złożenie wniosku bez aktów urodzenia rodziców, gdy nie mają ich w polskim rejestrze.
- Wyjazd z kraju programu bez kompletu oryginałów i odpisów.
- Brak planu na wypadek odmowy.
Transkrypcja a wpis rodziców przy surogacji
Kierownik urzędu stanu cywilnego przenosi treść aktu wiernie, ale ocenia, czy transkrypcja nie narusza podstawowych zasad porządku prawnego. W praktyce przy surogacji spotyka się kilka sytuacji:
- akt wskazuje ojca biologicznego i matkę intencyjną, a w dokumentach nie ma informacji o surogacji,
- akt wskazuje rodziców intencyjnych na podstawie orzeczenia sądu, które dołączono do wniosku,
- akt wskazuje kobietę, która urodziła, i ojca, a rodzice intencyjni planują dalsze kroki w Polsce.
Każda z tych sytuacji prowadzi do innej ścieżki. Pierwsza i druga mogą zakończyć się transkrypcją albo odmową, trzecia zwykle przechodzi bez problemu, ale wymaga potem przysposobienia przez matkę intencyjną.
To informacja, nie porada prawna. Jeśli spodziewacie się odmowy albo już ją dostaliście, skontaktujcie się z prawnikiem z katalogu kancelarii. Pełne koszty programu razem z dokumentami policzycie w kalkulatorze kosztów.
Źródła
- Prawo o aktach stanu cywilnego, art. 104, 105 i 107, ISAP, dostęp 2026-10-08
- Kodeks rodzinny i opiekuńczy, art. 61(9) i 73, ISAP, dostęp 2026-10-08
- Powroty, rejestracja w Polsce dziecka urodzonego za granicą, dostęp 2026-10-08
- Ambasada RP w Meksyku, transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia, dostęp 2026-10-08
- MSZ, apostille, dostęp 2026-10-08
- Ministerstwo Sprawiedliwości, tłumacze przysięgli, dostęp 2026-10-08
- Uchwała NSA z 2 grudnia 2019 r., II OPS 1/19, dostęp 2026-10-08
Najczęstsze pytania
Ile trwa transkrypcja aktu urodzenia
Przy wniosku złożonym osobiście w urzędzie zwykle kilka dni do kilku tygodni. Wniosek przez konsula trwa dłużej, bo dokumenty są przesyłane do Polski. Sprawa z odmową i odwołaniem może trwać miesiące.
W którym urzędzie złożyć wniosek
W dowolnie wybranym urzędzie stanu cywilnego w Polsce albo przez konsula, który przekaże wniosek do wskazanego urzędu.
Czy transkrypcja jest obowiązkowa
Tak, jeżeli dziecko jest obywatelem polskim i ma dostać PESEL albo polski dokument tożsamości.
Co zrobić, gdy urząd odmówi
Odwołać się do wojewody od decyzji, a potem złożyć skargę do sądu administracyjnego. Równolegle warto rozważyć uznanie ojcostwa i przysposobienie z pomocą prawnika.